施工变更单从裂缝中溜走?提出这些问题以走上正轨

施工变更单从裂缝中溜走?提出这些问题以走上正轨

作者:Joel Newby,注册会计师

2021 年 2 月 11 日 - 范围变更对建筑公司来说既可能是挑战,也可能是机遇。区别在于他们如何解释它们——事实上,与客户一起解决范围变化是一流的建筑、房地产和工程公司与那些可能陷入困境的公司之间的关键区别。

拥有明确流程并坚持解决范围变更的公司可能会通过建立信任文化与客户及其内部团队建立更好的长期关系。 

不正确跟踪范围变更是导致许多无利可图的项目或工作脱轨的一个促成因素,您解决(或不解决)这些问题的方式会对盈利能力和客户关系产生持久影响。

范围变更未被追踪的主要原因

缺少行项目、不完整的图纸、缺乏沟通——范围变更被跳过的原因可能涉及范围广泛。不管是什么原因,当需要结束工作时,他们就会加起来。根据我们与建筑公司的经验,它通常归结为清晰和清晰的沟通。

有时,项目开始不断变化,工作范围迅速变化。在波动中,什么是变更单可能很难确定。一旦项目开始,时间对许多客户来说至关重要。他们可能会通知您进行更改,而无需详细说明更改单的详细信息。

不得不质疑客户或他们的上司可能是一个令人不舒服的讨论,并且厌恶冲突的团队成员可能会觉得某些工作不一定会上升到范围变更的水平——这通常是缺乏明确什么“算”为范围变化。

建立变更单流程并对其进行培训

与客户一起解决范围变更的最佳方法是从内部开始——向您的团队阐明范围变更对您的业务意味着什么,什么算作范围变更,以及如果发现变更该怎么办。

很多时候,当一个项目友好地开始时,会假设范围已被理解,并且变化将在出现时得到解决。但是,如果没有正式确定如何解决这些问题,变更单很容易被绕过,这可能会导致利润或报销被搁置。此外,您的企业的可信度现在受到该客户的质疑,该客户可能是长期关系的候选人。 

这就是为什么在流程早期确定范围变更的可能性并获得团队所有成员的遵守很重要的原因。项目经理通常会注意到超出范围的工作,但团队中的每个成员都可能成为范围变更的潜在检查点。

您的团队是否知道如何处理范围变更?

即使您没有正式制定解决范围变更的流程,也始终值得与您的团队一起审查它们。询问有关贵公司如何在内部处理变更单的问题:

  • 贵公司的每个人都同意什么是值得变更单的范围变更吗? 如果可能,收集在范围之外完成的工作的示例,以说明它可以采用的多种形式以及如何在该领域识别它。
  • 您的团队成员是否知道正确跟踪范围变更的价值? 他们是否了解在范围之外执行的工作可能会损害您公司的日程安排、劳动力和底线?
  • 如果每个人认为他们可能会开始项目范围之外的工作,是否每个人都知道该怎么做? 是否有用于解决范围更改的命令链?如果员工的范围发生潜在变化,他们是否知道在组织中与谁联系?

因为它们直接影响您公司所做的工作以及您如何获得报酬,所以范围变更几乎可以影响您业务的各个方面,从收入到人员配备和会计。当您的团队不准备应对范围变更时,或者如果在工作完成后才解决这些变更,您最多可能会发现自己处于仲裁中 - 最坏的情况是没有报酬。

新的号召性用语

乔尔·纽比,注册会计师

乔尔·纽比,注册会计师

Joel Newby 是建筑服务实践领域的合伙人和领导者。他还担任客户经理,专门从事建筑、工程和房地产行业的保证、税务规划和咨询。 他获得了CCIFP(认证建筑业金融专业人士)的专业认证。 Joel 自 1997 年以来一直提供公共会计服务,自 2007 年以来一直在 Redpath and Company 工作。

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