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女商人在笔记本电脑上打字管理费用

首席财务官的费用管理技巧

作者:Redpath and Company

2021 年 8 月 17 日 - 首席财务官在管理公司预算和保护其金融资产方面所做的不仅仅是处理紧缩数字。随着公司从大流行中脱颖而出,他们正在向其首席财务官寻求有关“战略和未来”的指导。福布斯高级撰稿人 杰夫汤普森 说 CFO 必须能够“捕捉关键绩效指标,提供洞察力和远见,为组织的未来发展提供信息。”

但是,如果没有及时、准确和完整的数据,CFO 就无法着眼长远并进行战略规划。由于员工旅行和娱乐 (T&E) 是 大多数企业的第二大开支 (工资和福利是第一位的),员工费用管理现在比以往任何时候都更加重要。 Greta Menozzi 是 Redpath 的外包 CFO/控制器团队的一员,她有一些技巧可以帮助 CFO 简化企业费用管理,以获得更好的控制和更快、更有价值的数据进行分析。

1. 检查您的会计系统的组织

这对所有费用都至关重要,而不仅仅是与旅行相关的费用。首先,您的会计科目表是否组织得当?

通常,会计系统具有预先指定的账户,但这些往往是通用的,因此与您的特定公司无关。例如,“旅行”可以涵盖多种费用类型,包括机票、租车等。CFO 需要了解每种旅行的成本。因此,您的会计科目表需要更细化,根据费用在预算范围内的位置,以适应对特定费用类型的更详细分析。

作为首席财务官,您的会计系统应按反映您查看数据的方式(部门、地点、公司产品等)的报告单位进行组织。会计科目表将用于您指定的每个报告单位。这样,您就可以看到具体花费了多少的全貌。

2. 制定符合您的会计系统组织的预算

Greta 指出,许多公司没有完善的预算,这使得费用管理变得更加困难。会计系统中的预算应遵循报告单位的组织结构,并与会计科目表中的粒度级别相匹配。例如,如果旅行或餐饮和娱乐分为子帐户,则预算应反映这一点。这确保了一致的费用分配并允许进行详细分析。

Greta 建议,让预算制定成为一项集体努力,因为这将培养内在的责任感。让受影响的报告单位的经理参与(如上所述),并让将进行实际支出的员工参与进来。通过这样做,您可以创建真正反映您组织现实的细粒度预算。这不仅支持问责制,而且还可以更容易地看到审查过程中可能出现的任何问题。

3. 建立明确的员工费用政策

如果没有明确的支出和报告政策,员工很容易犯错误,忘记捕获数据,甚至 欺诈性地运行你的系统 以促进报销。混乱的费用捕获可确保报告和分析不准确(并且经常延迟)。

费用政策应确定:

  • 哪些费用可以接受(或不可以)
  • 消费门槛
  • 费用报告审查和报销流程
  • 收据提交和报销的预期时间表

4. 使用可用的技术

费用管理过去需要大量纸张,但现在数字自动化可以简化此流程,改善从旅行者到 CFO 的每个人的体验。

专为企业费用管理而设计的技术平台可以轻松高效地立即上传收据,通过内置参数加快报销速度,无需大多数预批准,并为用户提供清晰的分步说明.旅行者可以对收据拍照,而不是收集成堆的小文件,并自动将它们整理成费用报告,直接交给合适的人批准和报销。

无缝的自动化系统为 CFO 提供了许多优势:

  • 保证数据的准确性和完整性
  • 在费用分类方面消除人为错误
  • 及时性——实时同步意味着账户对账,月结流程可以更快、更高效
  • 更早、更彻底的财务审查
  • 加强质量控制——内置费用政策确保所有费用符合公司批准标准并经过审查
  • 簿记的共享管理,包括产生费用的员工
  • 自动更新相关 税法变化 (例如,对于膳食扣除),确保批准基于当前规则

随着技术的全面进步,您必须拥有内置的审查和合规流程,以便在进行审计时,您可以避免记录不符合政策的收据。然而,要获得所有这些优势,这项技术与您的会计科目表同步至关重要,就像您的预算一样。  

Greta 指出,专为费用支出(捕获和上传收据以进行报销)而设计的平台可能很有用,但通常过于有限。作为首席财务官,您需要跟踪酒店、租赁等方面的支出,但同时处理旅行后勤方面(尤其是预订)的平台可以帮助简化和控制端到端的员工支出。

Greta 为您的公司选择最佳技术的技巧

  • 每个企业都是不同的,因此首先考虑贵公司独有的旅行方面,然后寻找允许定制以满足您的特定需求的软件平台。首要任务必须是能够与您的会计系统同步。
  • 在做出决定之前,花点时间查看多个选项。尝试一下,以真正了解它们如何(或是否)为您工作。大多数软件公司都允许您在系统中测试自己的数据,以了解它是如何工作的。
  • 彻底培训将使用该软件的每个人(旅行者、内部经理和您作为 CFO)使用该平台。否则,它不会在功能上很好地为您服务,也不会作为公司费用管理工具。

凭借制定预算的包容性流程、更广泛的支出问责制以及支持及时、准确和全面数据收集的技术,首席财务官可以控制公司支出管理,并对未来支出做出明智决策。

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